Liebe Mitglieder,
das Jahr 2023 ist vorüber und 2024 ist erst wenige Tage alt. Wie schon im letzten Jahr haben wir die Zeit zwischen den Jahren genutzt, um auf das Jahr 2023 zurückzublicken. Auch der Blick nach vorn gehört wie schon im letzten Jahr dazu. Wir schreiben das euch in diesem Newsletter, damit Ihr wisst was so passiert ist, und ihr hoffentlich somit das ein oder andere besser verstehen könnt. Viel Spaß beim Lesen!
* Rückblick 2023 *
Wir müssen immer wieder feststellen, dass die Situation vor Amtsantritt im Oktober 2022 schwerwiegender war als angenommen. Der damals nichtfunktionierende Vorstand (Rücktritt), das fehlende Zusammenarbeiten zwischen dem Verein und dem Bezirksverband und auch die Corona Pandemie haben dafür gesorgt, dass die Daten (Pächterdaten, Verträge, Buchungen, uvm.) unvollständig, veraltet oder nicht vorhanden waren. Dies alles im Ehrenamt aufzuarbeiten ist schwer. Von Akten und handgeschriebenen Zetteln zu einem zeitgemäßen System zu kommen, war und ist schwerer als gedacht. In der Regel läuft es so, dass wir durch andere auf ein Problem hingewiesen werden und dann erstmal anfangen müssen aus der Historie zu ermitteln, welche Entscheidungen in der Vergangenheit getroffen wurden. Also sucht man Akten, Dokumente und muss mit vielen Leuten reden. Dann wird besprochen, wie es geregelt werden muss. Zum Schluss überlegen wir, wie das betreffende Thema in Zukunft im Interesse der Kolonie (Verein) gehandhabt wird. Das Ergebnis findet Ihr in unseren Anträgen (Satzungsänderung/ Rückstellungen/ uvm.), auf der Homepage, in Aushängen und auf Veranstaltungen.
Der Vorstand ärgert sich im gleichen Maße wie die Mitglieder über fehlerhafte Rechnungen und nicht fristgerechte Kommunikation. Wir werden sicherlich mit eurem Verständnis und eurer Hilfe nach und nach alles klären und es in Zukunft versuchen besser zu machen.
In der folgenden Übersicht könnt ihr sehen was in 2023 alles geleistet wurde. Wir danken hierfür allen aktiv Beteiligten für die engagierte Mitarbeit und Hilfe.
Vorstandstätigkeiten / Allgemeines
- Projekt : Herstellung der Geschäftsfähigkeit des Vereins (Satzungsänderung)
- 12 x im Rahmen der Vorstandssitzung getroffen (digital und vor Ort)
- Es wurden 8 Sprechstunden für die Mitglieder im Vereinshaus abgehalten.
- Es wurden Einzelsprechstunden durchgeführt.
- Absicherung der Kolonie durch ständiges reparieren der Wildschweinlöcher (unsere Wildschwein Aktion)
- Eine neue Vereinssoftware wurde eingerichtet, in der jede Parzelle mit all ihren Daten erfasst wurde.
- Es wurde sich mit dem Bezirksverband getroffen um „Altlasten“ zu klären und die Daten abzugleichen.
- Nach Aufforderung des Bezirksamts wurden im September 2023 101 Parzellen begangen.
- Hieraus resultierte das in drei Wegen 20 Pächter angemahnt werden mussten.
- Treffen mit dem Bezirksamt (Vorstand, Bezirksverband und Vergabe)
- Neues Vergütungsmodell für geschäftsführenden Vorstand und Beisitzer zur Gegenfinanzierung der Geschäftsstelle
- Neuschaffung Beisitzeramt Seniorenbeauftragter
- Newsletter System auf der Webseite eingerichtet.
- Webseite weiter entwickelt (Teil des Kommunikationskonzepts)
- Mit der Einrichtung der Digitalisierung der Rechnungslegung wurde begonnen.
- Erstellung Jahresabschlüsse 2021/2022
- Erstellung der Buchhaltung nebst Nebenbuchhaltung über DATEV in 2023
- Erstellung der Lohnabrechnungen / Prüfung Dt. Rentenversicherung
- Unterstützung und Betreuung der einzelnen Gruppen/Beisitzer
- Planung,Organisation von Infoveranstaltung, Festen, JHV, Wegevertreterversammlung
Verwaltung (Geschäftsstelle)
- Personalsuche
- Einführung einer Geschäftsstelle (1 Mini-Jober und eine Stundenkraft)
- Vorstände und Beisitzer erhalten nur noch Ehrenamtspauschale i.H.v. von monatlich 70 EUR
- Erstellen von Vorlagen
- Durchführen von Schriftverkehr an Pächter und BZV
- Digitalisierung von Akten
- Schulungen
Festausschuss
- Pfingstfrühkonzert mit Pflanzentauschbörse
- Kinder- und Sommerfest
- Erntedankfest mit Flohmarkt
- diverse Pop Up Veranstaltungen
Vergabe
- 46 Parzellen in Vereinssoftware übertragen.
- Bisher ca. 70 Kontaktdatenformulare bearbeitet und in Vereinssoftware hochgeladen.
- 6 größere Begehungen und 3 Einzelbesichtigungen mit Bewerbern gemäß Bewerberliste vom BVZ durchgeführt.
- 80 Bewerber mit Einladungsschreiben und Rückmeldungen sowie die entsprechenden Dokumentationen auf der Liste.
- Es gab 12 Wertermittlungen. Terminierungen, und entsprechende Beratungen und Nachgespräche dafür.
- Diverse Kündigungsbestätigungen erstellt und bearbeitet.
- 16 Pachtverträge und Übergabevereinbarungen erstellt.
- Entsprechende Termine zur Unterzeichnung und Schlüsselübergabe.
- Post vom BVZ abgeholt bzw. dorthin gebracht.
- Mindestens 3 Prüfungen zur Mängelbeseitigung und Erstellung der Anschreiben an BVZ zwecks Geldrückerstattung.
- Fragen in Sprechstunden beantwortet.
- An Delegiertenversammlung, sowie Terminen im Bezirksamt/Grünflächenamt teilgenommen.
IT Gruppe
- Unterstützung Erstellung Vereinshandbuch
- Unterstützung Einrichtung neuer Vereinssoftware
Gartenfachberatung
- Neuinstallation der Arbeitsgemeinschaften: Garten- und Bienengruppe
- Regentonne zur Bewässerung des Bienenbeets installiert
- Blumenbeet neben dem Vereinshaus neu angelegt
- Naschstraße mit verschiedenen Beerensträuchern angelegt und Blumenzwiebeln gepflanzt
- Pflanzkasten am Haupteingang neu bepflanzt
- Durchführung von 2 Veranstaltungen (Wassermanagement/XX)
Gemeinschaftsdienst
- Planung der Termine und Aufgaben, Planung der Kosten, Listen zur Aufnahme erstellen, Anmeldung Absprechen, Listen für Rechnungen vorbereitet, Mailverkehr, Absprachen und Kontrolle der Arbeiten zusätzlich zu den Terminen, Aufnahme von Mängeln und Weiterleitung, Kostenvoranschläge einholen, Listen von Ansprechpartnern pflegen, Teilnahme an Vorstandssitzungen und Berichten, Aushänge für Müll und Gemeinschaftsdienst erstellen und ersetzen, Texte für Homepage verfassen.
- Von März bis Oktober haben regelmäßig mindestens ein Termin zum Gemeinschaftsdienst im Monat stattgefunden, dieser wurde jeweils organisiert, Anmeldungen entgegengenommen und abgestimmt, Liste erstellt, Aufgaben festgelegt, Werkzeug und Material beschaffen, Dienst beaufsichtigt und beraten, kleiner Imbiss am Ende, aufgeräumt.
- Weitere Termine zum Auf.- und Abbau von Zelten, Tischen und Bänken zum Maifest, Sommerfest und Herbstfest organisiert (Anmeldungen, Akquise von Pächtern, Listen erstellen, Material bereitstellen, ggf. Reparieren, Kontrolle, Aufräumen, Reinigung).
- Gemeinschaftsflächen gereinigt, von Unkraut befreit, Müll aufgelesen, Rasen gemäht, Laub und Äste beseitigt.
- Müllplatz weiter aufgeräumt, Sperrmüll entsorgt, die Flächen neben den Containern und Zäune von Unkraut befreit und gemulcht. Organisation Laubsäcke abholen.
- Regenrinnen zum Gemeinschaftsdienst säubern und inspizieren/reparieren
- Dach vom Vereinshaus beräumt und gereinigt
- Container Tore repariert
- Bäume versorgt (im Frühjahr geschnitten, gemulcht, gedüngt, gegossen, Baumscheiben gereinigt, Bäume ersetzt).
- Mülldienst organisiert, Schriftverkehr mit Alba, Entsorgung der Laubsäcke, Entleerung Mülleimer auf Hauptweg organisiert
- Kompost auf dem Müllplatz: Ränder von Hopfen und Brombeeren gereinigt, Kompost umgeschichtet, gesiebt auf Gemeinschaftsbeeten verteilt.
- Geräte repariert, Angebote eingeholt, bestellt/gekauft, ersetzt
- Material (Farben, Rindenmulch, Kleinwerkzeuge etc.) eingekauft und ersetzt.
- Tische und Bänke für Feste überholt, repariert und aussortiert.
- Bänke auf den Wegen und Vereinsplatz repariert und neu aufgestellt
- Schaukästen repariert
- Defekte Schilder neu gekauft und ersetzt
- Illegalen Müll auf Parkplatz entsorgt.
- Im Oktober 2023 „Tag der Hecke“ organisiert!
- Löcher in Außenzäunen aufgenommen, selber repariert und/oder Reparatur mit Pächtern abstimmen
- Regenauffanggrube überwacht und regelmäßig ausgepumpt
Strom- und Energieversorgung
- Bestandsaufnahmen der Stromkästen und der Elektroversorgung
- Besichtigung und Fotodokumentation von 57 Verteilerkästen
- Aufnahme des Istzustandes und Planung der notwendigen Wartung der Anlage
- Information des Vorstandes über den desolaten Zustand der Anlage.
- Einholung von Kostenvoranschlägen zur Wartung, Instandsetzung und Prüfung der Anlage
- Beschaffung von grundlegender Messtechnik, Material und Sicherheitsausrüstung.
- Sicherstellung der Elektroversorgung an sämtlichen Festveranstaltungen
- Mitarbeit in der Arbeitsgruppe Licht.
- Aufnahme des optischen Zustandes der 40 Wegeleuchten
- Erarbeitung der Grundvoraussetzungen für eine insektenfreundliche Beleuchtung.
- Klärung, ob der KGV eine Verpflichtung eingegangen ist die Wege zu beleuchten.
- Einholung von Kostenvoranschlägen für eine komplette Erneuerung von Leuchten und Masten kabelgebunden sowie solarbetriebene autarke Ausführung
- Nach Ausfall des alten Dämmerungsschalters für die Wegebeleuchtung Beschaffung eines neuen Dämmerungsschalters und Installation über dem auf dem Dach der Bierbaude.
- Entfernung des Herbstlaubes vom Dach im Bereich der Bierbaude.
- Nach Ausfall durch Erdschluss im Lichtnetz 1 selektive Trennung des Netzes und sukzessive Wiederinbetriebnahme zur Ortung des Schadens.
- Austausch diverser Leuchtstoffröhren.
- Einarbeitung in das neue Verwaltungsprogramm Kolonie Easy
- Aufbau einer Excel-Dokumentation der Stromversorgung unserer Anlage mit dem Ziel:
- die Strombelastung abbilden zu können,
- einen Überblick über Art und Wert der Absicherungen zu erhalten und letztendlich
- die Wiederherstellung und Dokumentation der Zuordnung von Sicherung und Parzelle zu erarbeiten
- Überarbeitung der seit April 2017 geltenden Regelung zur Energieversorgung.
- Neuerstellung des Dokumentes „(Wieder-) Anschluss von Parzellen an das Stromnetz der KGV-Schlachtensee-Süd e.V.“ auf der Grundlage der TAB-NS-Nord, der Erläuterungen zu TAB vom Stromnetz Berlin und den Erläuterungen zu den BDEW-Anmeldeformularen“
- TAB: Technische Anschlussbedingung
- NS: Niederspannungsnetz
- BDEW: Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft e.V.
- Begleitung und Dokumentation von Neuanschlüssen diverser Parzellen
- Beratung von Neumitgliedern
- Tor des linken Containers „notrepariert“
- Regelung der Wärmeversorgung des Vereinshauses auf Grundlage des gemeldeten Bedarfs, mit dem Ziel den Ölverbrauch klimafreundlich zu reduzieren.
- Erstellung Jahresbericht 2023 Stromwart KGV Schlachtensee Süd e.V.
- Teilnahme an den monatlichen Vorstandssitzungen, den monatlichen Sprechstunden, der Wegevertreter Sitzung und der Sitzung im Bezirksverbands.
- Periodische Pflege des Sandfilters der Wasseraufbereitungsanlage.
* Ausblick 2024 *
- Finale Umsetzung der neuen Satzung
- Einführung Gartenordnung
- Erneuerung Gebührenordnung
- Neuregelungen (Prozesse) Vergabe
- Planung Instandsetzungen und Erneuerungen technischer Anlagen für die nächsten 5 Jahre
- Bildung von Rücklagen
- Rechnungslegung Beiträge und Pachteinholung (Geschäftsbesorgung BZV) Feb. 24
- Abstimmung mit dem Bezirksverband folgender Dinge:
- Konsequenzen aus Begehungen und Abmahnungen
- Kontenklärungen
- gemeinsamer Datenpool
- allgemeine Prozessabstimmungen
- Vergütung Geschäftsbesorgung
- Gründung neuer Gruppen:
- Festausschussgruppe
- Seniorengruppe
- Verbesserung der Kommunikation zwischen den Organen und den Mitgliedern
- Optimierung der Prozesse in den einzelnen Bereichen
- Aufbau der Geschäftsstelle fortführen
- Neubesetzung Beisitzer Posten : Festausschuss
- Neubesetzung Beisitzer Posten : IT
- Einführung eines monatlichen Newsletter
Was wollen wir besser machen und was hat nicht geklappt
Aktuell befindet sich der Vorstand immer noch im Modus den Problemen hinterher zu laufen. Wir hoffen mit den Beschlüssen in der kommenden JHV und mit den eingeleiteten Maßnahmen (Aufbau Geschäftsstelle, Einführung der Software) aufzuholen und somit in den Regelbetrieb zu kommen.
Die Kommunikation zwischen Vorstand, Beisitzer und zwischen den Pächtern untereinander soll verbessert werden.
Die Problemlösungen mit dem Bezirksverband gestalten sich schwierig. Wir beabsichtigen die Zusammenarbeit zu intensivieren und hoffen auf Besserung.
Viele Grüße!!!
Martina Gondeck, Jennifer Prinz, Patrick Heymann
P.S.
Meldet euch im internen Bereich an! Viele Informationen, Bilder, Termine für 2024, Dokumente warten auf euch. Ganz besonders zu empfehlen ist der Marktplatz: Tauschen, Schenken, Kaufen. Von Laubenpieper für Laubenpieper. Interessant ist auch der Bereich Gruppen. Hier könnt ihr euch begeistern lassen und euch aktiv anschließen.
Habt Ihr Ideen, dann meldet euch gern.